公的研究費の適正な管理?運営について
文部科学省は、2007年2月に「研究機関における公的研究費の管理?監査ガイドライン（実施基準）」を制定しました。そして、同省または同省が所管する法人が配分する公的研究費について、配分先の機関が適正に管理するために必要な事項を示し、その対応を求めてきました。
しかし、ガイドライン制定後も不正事案が社会的問題として大きく取り上げられる事態が続いたため、文部科学省は、2014年2月に同ガイドラインを改正し、従前のガイドラインの記述の具体化?明確化を図りました。これにより、公的研究費の管理について、各研究機関にPDCAを徹底すると同時に、情報発信も含めた透明性の確保?向上を図ることにより、実効性のある取り組みを一層推進することを強く求めています。
これを受けて、豊田工業大学では、公的研究費の適正な運営?管理および責任体制の整備と見直しを進め、公的研究費の不正使用防止に取り組んでいます。
1．機関内の責任体系の明確化
公的研究費に関する学内の責任体制と権限を明確化するとともに、運営?管理を適正に行うための体制を整備しています。
主な実施事項
- 公的研究費管理に係る責任者の職名と権限?役割を明確化しています。
| 責任者名 | 職名 | 権限?役割 |
|---|---|---|
| 最高管理責任者 | 学長 | 機関全体を統括し、公的研究費の運営?管理について最終責任を負います。 |
| 統括管理責任者 | 事務局長 | 最高管理責任者を補佐し、公的研究費の運営?管理について機関全体を統括する実質的な責任と権限を持ちます。 |
| コンプライアンス 推進責任者 |
研究推進?産学連携委員長 | 公的研究費の運営?管理について実質的な責任と権限をもちます。 |
| コンプライアンス 推進副責任者 |
研究支援部研究協力グループ担当部長 | コンプライアンス推進責任者を補佐します。 |
- 公的研究費管理に係る体制を整備しています。
関係規程等
2．適正な運営?管理の基盤となる環境の整備
公的研究費の運営?管理を適正に行うための環境?体制を以下のように整備しています。
ルールの明確化?統一化
主な実施事項
- 事務処理手続に関するルールを明確に定め、統一化を図っています。
- 上記ルール等を、研究者にとって分かりやすいように「物品調達に関するガイドライン」、「公的研究費ガイドブック」としてまとめて配付し、内容の見直しを毎年行っています。
関係規程等
- 「公的研究費ガイドブック」
- 「物品調達に関するガイドライン」
- 「研究費の使途可能範囲（内規）」
職務権限の明確化
主な実施事項
- 「業務分掌規則」に基づく業務分担を実施しています。
- 「支払い関係決裁基準（内規）」に基づき決裁を実施しています。
関係規程等
- 「業務分掌規則」
- 「支払い関係決裁基準（内規）」
関係者の意識向上
主な実施事項
- 公的研究費の適正使用に関する研修会（コンプライアンス教育）を定期的に開催し、研究者に受講を義務づけています。
- 研究者等から、研究費の不正使用を行わない旨の「誓約書」を徴取しています。
- 研究者の行動規範として、「研究者倫理規定」および「教職員倫理規範」を制定しています。
関係規程等
告発等の取り扱い、調査及び懲戒に関する規程の整備および運用の透明化
主な実施事項
- 大学内外から告発等を受け付ける通報窓口を総務部に設置しています。
- 不正が発生した場合の調査体制?手続、調査結果の公表、懲罰等を明確にした規程を定めています。
関係規程等
- 公的研究費の不正に係る通報窓口と調査?懲罰体制（体系図）（200.5 KB）
- 「研究活動の不正行為および研究費の不正使用への対応に関する規定」（218.9 KB）
- 「就業規則」抜粋（懲罰規程）（268.0 KB）
3．不正を発生させる要因の把握と不正防止計画の策定?実施
不正を発生させる要因を把握し、不正防止計画を策定し、関係部署間で連携?協力のうえ不正の発生防止に努めています。
主な実施事項
- 不正を発生させる要因を把握するため、「不正防止計画」を策定し実施しています。
- 不正防止計画の推進部署を研究推進?産学連携委員会とし、不正防止計画の進捗管理に努めています。
関係規程等
4．研究費の適正な運営?管理活動
上記の不正防止計画を踏まえ、適正な予算執行を行います。予算の執行確認部署を研究支援部に設置し、関係部署と連携を図りながら、予算の執行状況の検証を行っています。
主な実施事項
- 予算執行確認部署が予算の執行状況を確認、検証し、必要に応じて研究者に連絡、指導を行っています。
- 発注段階で支出財源を特定し、予算執行状況を把握できるようにしています。
- 業者との癒着を防止するため、一定の取引実績のある業者から不正取引を行わない旨の「誓約書」を徴取しています。また、不正取引に関与した業者への取引停止の処分をすることを決めています。
- 発注業務と検収業務は全て事務部門が行っています（例外事項あり）。
- 非常勤雇用者の勤務実態の把握は、事務部門が出勤簿を確認することにより行っています。
- 研究者の出張計画の実行状況等の把握は、事務部門が出張願?出張届および出張報告書を確認することにより行っています。
関係規程等
- 業者用「誓約書」（書式）（128.9 KB）
- 「固定資産及び物品調達規定」
- 「研究旅費規則」
- 物品購入手続の流れ（539.7 KB）
- 出張申請手続きの流れ（356.5 KB）
- 人件費支払手続きの流れ（332.8 KB）
5．情報発信?共有化の推進
公的研究費の使用ルール等に関する相談窓口、および不正についての通報窓口をそれぞれ一本化して受け付けています。
研究費の使用ルール等についての相談窓口
研究支援部 研究協力グループ（南棟5階 事務室）
?連絡方法?
- 電話：052-809-1723（受付：平日9時～17時）
- E-mail：research★toyota-ti.ac.jp （★を@に変更してください）
研究費の不正に係る通報窓口
総務部 総括グループ（南棟5階 事務室）
?連絡方法?
- 書面?面談窓口を訪問（受付：平日9時～17時）
- 電話：052-809-1717（受付：平日9時～17時）
- FAX：052-809-1721
- E-mail：sokatsu3★toyota-ti.ac.jp （★を@に変更してください）
主な実施事項
- 公的研究費管理担当者が統一的な対応を取れるよう情報共有?共通理解を促進しています。
- 不正防止対策の基本方針を公表しています。
関係規程等
- 「研究活動の不正行為および研究費の不正使用への対応に関する規定」（218.9 KB）
- 「就業規則」抜粋（懲罰規程）（268.0 KB）
- 不正防止対策の基本方針（「公的研究費の取扱いに関する規定」第3条）（267.1 KB）
- 公的研究費の不正に係る通報窓口と調査?懲罰体制（体系図）（200.5 KB）
6．モニタリングの在り方
公的研究費の管理および事務の取り扱いなどについて内部監査室が定期的に内部監査を実施し、機関全体のモニタリングが有効に機能する体制になっているかなどのチェックを行っています。
主な実施事項
- 不正リスクに対する抜き打ちなどのリスクアプローチ監査を実施しています。
- 内部監査室は理事長の直轄組織として位置づけ、必要な権限を付与しています。
- 防止計画推進部署および監事、監査法人と連携し、効果的な監査を実施しています。
関係規程等
- 公的研究費の運営?管理体制（81.6 KB）
- 「内部監査規則」